Van een operationele naar een strategische rol
Facility management, vaak gezien als een puur operationele functie, is snel aan het transformeren. Met de toenemende complexiteit van maatschappelijke uitdagingen, wordt deze rol hoe langer hoe meer erkend als cruciaal voor het langetermijnsucces van organisaties. Hoe ontpoppen Facility Managers zich tot strategische adviseurs met behulp van effectief stakeholdermanagement en het benutten van belangrijke data?
Afstemming met maatschappelijke uitdagingen
Facility management is niet langer alleen het beheer van hard en soft services, of anders gezegd gebouwen en diensten. Het speelt een sleutelrol bij het aanpakken van enkele maatschappelijke vraagstukken zoals duurzaamheid, krapte op de arbeidsmarkt, welzijn en veiligheid.
Facility managers zijn uniek gepositioneerd om organisaties op weg te helpen met maatschappelijke uitdagingen. Dit omvat onder andere het implementeren van strategieën rond MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) zoals afvalvermindering, energie-efficiëntie en CO2-uitstoot. Ook binnen het HR domein spelen zij een belangrijke rol bij het creëren van gezonde en veilige werkplekken die voldoen aan de verwachtingen en beleving van zowel interne als externe stakeholders.
De rol van een Facility Manager verschuift hierbij van een focus op kostenbesparing naar het bijdragen aan strategische bedrijfsdoelstellingen.
Goed stakeholdermanagement is cruciaal
De evolutie van een Facility Manager naar een strategische adviesrol is een veelbelovende shift voor alle betrokken stakeholders. Deze transitie moet goed ondersteund worden met enerzijds de juiste training voor de Facility Manager, anderzijds door het maken van de juiste afspraken en doelstellingen met alle partijen.
Een kernvoorwaarde is het vermogen om sterke, strategische relaties te ontwikkelen, zowel binnen als buiten de organisatie. Dit vereist een grondige kennis van de bedrijfsdoelstellingen en actieve samenwerking met andere afdelingen zoals IT, HR en Finance om geïntegreerde oplossingen te bieden die de gehele bedrijfsstrategie ondersteunen.
Daarnaast moeten Facility Managers bekend zijn met technologische oplossingen die operationele efficiëntie en data driven besluitvorming bevorderen. Een voorbeeld hiervan is het implementeren van IoT-oplossingen voor slimme gebouwen, die niet alleen de operationele efficiëntie verbeteren maar ook strategische gegevens leveren voor bredere bedrijfsdoeleinden.
De kracht van data in Facility Management
Digitalisering is bij de meeste organisaties een belangrijk onderdeel van het bedrijfsproces. Hoe meer we evolueren naar een data driven business, hoe belangrijker het wordt voor de facilitaire wereld om hier op een goede manier op aan te sluiten. Digitalisering is dan ook onlosmakelijk verbonden met een toekomstbestendig facility management.
Met toegang tot gegevens over Environmental, Social, and Governance (ESG), Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), kantoorgebruik en werknemerswelzijn, zijn Facility Managers uitgerust om besluitvorming op C-level mee te sturen. Door deze gegevens juist te interpreteren en strategisch te gebruiken, kunnen zij direct bijdragen aan de bedrijfsstrategie.
Daarnaast stelt data hun in staat om met de juiste informatie, zowel realtime als predictive, in te spelen op de veranderende behoeften van gebruikers van kantoorruimtes en hun verwachtingen. We gaan meer en meer naar een ‘workplace as a service’ waarbij de individuele beleving centraal staat. Het correct ontsluiten van data en vooral de integratie ervan, zal de Facility Manager toelaten om dynamisch alle facilitaire diensten te beheren.
Het laat hen ten slotte ook toe om een doorgedreven en realtime rapportage op te leveren. Hierbij kunnen ze de impact van hun werkzaamheden en initiatieven op de organisatie ook makkelijker dan ooit aantonen. Dit leidt tot meer focus op KPI’s en SLA’s, wat voor beide partijen positief is.
Conclusie
Hiermee wordt het makkelijker om de traditionele perceptie van facility management als een niet-strategische kostenpost te doorbreken. Door proactief en gericht te communiceren met de juiste stakeholders, hun impact te kwantificeren en realtime rapportages met de juiste KPI’s wordt de meerwaarde van een Facility Manager al heel snel duidelijk. Zeker als je dit bekijkt in termen als ROI, risicobeperking en hun bijdrage aan bedrijfscontinuïteit.
