Integrated Facility Management: het model van de toekomst

Weet je ook geen blijf meer met het organiseren en controleren van je facilitaire diensten? Dan ben je niet alleen. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun facilitaire diensten uit te besteden aan één externe partner en managementteam. Dit model biedt dan ook tal van voordelen, maar soms ontbreekt er inzicht over de implicaties ervan.

Wat is Integrated Facility Management?

Integrated Facility Management (IFM) betekent dat een bedrijf zijn facilitaire dienstverlening overlaat aan een externe speler en deze ook meteen een mandaat geeft om dit volledig zelf te managen. Deze samenwerkingsvorm verschilt van het zogenaamde Managing Agentmodel (MA), waarbij het bedrijf dat kiest voor de outsourcing zelf nog bepaalt welke partijen er gecontacteerd worden en de werking ervan controleert.

Tal van voordelen

Hoewel een keuze voor IFM dus betekent dat je de controle uit handen geeft, biedt ze bovenal heel wat voordelen.Een bedrijf dat niet actief is in Facility Management (FM) beschikt over minder marktkennis. Wanneer je er dan toch voor kiest om de controle hierover zelf op te nemen, creëer je dus eigenlijk een onnodige tussenlaag.

Deze tussenlaag wegknippen resulteert in een veel coherenter beleid. Daarnaast zijn er ook financiële troeven aan verbonden. Het IFM-mandaat betekent dat het FM-beleid zelf mag worden bijgestuurd, waardoor we als facilitair dienstverlener ook actief kunnen gaan zoeken naar efficiëntiewinsten en dus kostenbesparingen. Dit zit bijvoorbeeld ook in de bredere inzet van het personeel, dat niet enkel binnen de eigen divisie hoeft te opereren en daarom ook getraind wordt voor een ruimere waaier aan taken.

Ook biedt IFM het voordeel van de duidelijkheid. Zo is er een centraal aanspreekpunt, wat bijvoorbeeld de klachtenbehandeling ten goede komt. Dit alles versterkt de zogenaamde guest journey, wat het uiteindelijke doel is van FM-beleid.

Onvoldoende inzicht

Dit alles betekent uiteraard niet dat IFM voor iedereen de beste optie is. Zo kan dit samenwerkingsmodel in de praktijk pas succesvol worden uitgerold als het bedrijf dat de diensten wil uitbesteden voldoende groot en centraal georganiseerd is. Ook moet het bedrijf als team voldoende op zichzelf staan en dus niet te afhankelijk zijn van externe leveranciers. Pas dan kunnen de beschreven voordelen echt worden uitgespeeld.

Deze complexe realiteit verklaart ook waarom er op het terrein vaak nog een gebrekkig inzicht over de implicaties van de keuze voor dit model merkbaar is. Wellicht beseffen de bedrijven nog onvoldoende welke waarde welk outsourcingmodel vertegenwoordigt. Deze leercurve is vaak moeizaam en pijnlijk. Hierdoor wordt soms het verkeerde model gekozen met de verkeerde partijen.

IFM wint snel terrein

Toch neigt de algemene trend steeds meer richting IFM. Wanneer we het hebben over grote ondernemingen of multinationals worden klassieke MA-contracten nog nauwelijks aangeboden. Het uitbestedingspercentage in de Belgische FM-markt bedraagt vandaag zo’n 50 procent, wat een lichte achterstand is op onze buurlanden zoals Nederland, waarbij het uitbestedingspercentage 70 procent bedraagt.

Verwacht wordt echter dat deze achterstand de komende jaren zal inkrimpen. Deze evolutie is vooral het resultaat van het groeiende besef dat FM vandaag een strategische aangelegenheid is geworden. IFM is een zeer mature vorm van samenwerking: het gaat in dit geval niet enkel om een operationeel-tactische, maar ook een strategische samenwerkingsvorm.

© Joris Hendrickx