Een oproep tot tenderetiquette
Het nieuwe jaar is pas gestart en vele sectoren draaien terug op (over)volle toeren na een Corona dip. Daarmee start ook het ‘tenderseizoen’ opnieuw: bedrijven gaan op zoek naar nieuwe leveranciers voor hun grondstoffen, onderdelen, materialen of diensten die buiten hun core business vallen.
Een pleidooi voor tenderetiquette
Een tendertraject is een intensief proces, zowel voor de opdrachtgever als voor de potentiële leveranciers. Tijdens de pandemie zijn lopende contracten tijdelijk verlengd, waardoor er nu een extra druk tenderseizoen aankomt. Bij de start van dit tenderseizoen lanceert Wouter Ommeslag een oproep voor ‘tenderetiquette’, met drie principes om op een goede manier het tenderproces in te gaan.
Lanceer enkel échte tenders
Het opmaken van een solide offerte kost tijd en geld aan leveranciers. Soms plaatst een opdrachtgever een tender op de markt omdat het hoofdkantoor in een ander land of een aankoopafdeling hen daartoe verplicht. De opdrachtgever is heel tevreden over de huidige leverancier en heeft geen intentie of zin om van leverancier te veranderen. Er is op zich ook helemaal niets mis om gewoon bij je leverancier te (willen) blijven als je tevreden bent. Communiceer daar dan transparant over en voorkom dat potentiële leveranciers in het getouw zijn om een offerte maken, zonder een echte kans om de opdracht binnen te halen. De tender is er met andere woorden louter voor de vorm en de opdrachtgever zal in het gunningsproces sturen op de huidige leverancier. Veel verloren tijd en middelen bij de potentiële leveranciers die vermeden kon worden.
Hanteer een realistische timing
Een offerte opmaken, is een arbeidsintensief proces met meerdere betrokken partijen: tender writers, sales, calculatie, operaties, directie, … Een offerte heeft een bepaalde doorlooptijd en -traject in een organisatie: teksten schrijven, lay-out, rekenwerk en goedkeuring door directie. Dat kost tijd om al deze stappen grondig te nemen. Soms stelt een opdrachtgever de deadlines dermate kort, dat alle betrokken diensten in het bedrijf genoodzaakt zijn om over te werken.Soms worden avonden en weekends opgeofferd om de offerte tijdig klaar te krijgen. Het is dan voor deze mensen frustrerend om te zien dat opdrachtgevers na het indienen van de offerte weken nemen om de offertes te analyseren en te beslissen.
Vervolgens speelt het timing aspect opnieuw bij de gunning van de opdracht, nl. is er voldoende opstarttijd? De opstart is eveneens een complex proces met veel betrokken partijen: de vorige leverancier (overname personeel), het bestellen van materialen, machines en middelen, het rekruteren van bijkomende krachten, … Een te korte opstarttijd zorgt voor veel stress op de operaties en suboptimale kwaliteit.
Lever voldoende informatie en laat vragen toe
De gevleugelde uitspraak “hoe beter de vraag, hoe beter het antwoord” gaat zeker op voor tenders.
Hoe meer informatie de opdrachtgever aanlevert, hoe beter en nauwkeuriger de leverancier de offerte en prijs kan opmaken. Als we een correcte prijs voor schoonmaak willen indienen, is het van belang om te weten over welke ruimtes, vloertypes, oppervlaktes het gaat. Bijkomende info, zoals niveauverschillen of breedte van gangen, helpt om een nauwkeurige calculatie te maken. Als er onvoldoende (kwalitatieve) informatie is, gaan de potentiële leveranciers veronderstellingen maken. En veronderstellingen zijn nooit 100% correct. Bijgevolg is een eerlijke vergelijking tussen de leveranciers niet mogelijk: sommige leveranciers zullen te optimistische veronderstellingen maken, daarmee een lagere prijs calculeren, het contract binnenhalen en vervolgens dan de verliezen moeten dragen. Het loont de moeite om te investeren in tender informatie: zaken laten opmeten, grondplannen laten uittekenen, een foto bibliotheek aanleggen van locaties, historische gegevens uit de boekhouding verzamelen, … Een goede kwantiteit en kwaliteit aan tenderinformatie zorgt voor een eerlijke vergelijking en een correcte prijs.
Aangeleverde informatie kan ambigu te interpreteren zijn. Voorzie daarom een vraag- en antwoordprocedure in de tender. Laat ook vragen op verschillende momenten toe, omdat de vragen kunnen rijzen op verschillende momenten in het traject. Een plaatsbezoek werkt verhelderend.
Deze principes helpen om een goede offerte neer te leggen en een fair tendertraject op te zetten. En dat is belangrijk, want we willen toch allemaal als onderneming goed behandeld worden?
